Henkilötietolain (10 ja 24 §) ja EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukainen rekisteri- ja tietosuojaseloste.
Päivitetty 1.8.2020
- Rekisterinpitäjä
Woffa Ry
Y-tunnus 3082543-3
Osoite: Pereentie 27
33950 Pirkkala
- Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa
Jasmiina Hakanpää
jasmiinahakanpaa@gmail.com
- Rekisterin nimi
Woffa ry:n omistajarekisteri
Woffa ry:n jäsenrekisteri
Woffa ry:n kotihoitajarekisteri
- Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste ja tarkoitus
Henkilötietojen käsittelyn perusteena on yhdistyksen oikeutettu etu asiakassuhteen ja sopimuksen solmimiseen. Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on
- asiakassuhteen hoitaminen, kehittäminen ja ylläpito
- tiedottaminen
- laskutus
Omistajarekisteri sisältää yhdistyksen kautta adoptoitujen koirien omistajien yhteystiedot. Eläimen luovutus perustuu luovutussopimukseen, joka on voimassa koko eläimen elinkaaren ellei toisin sovita. Henkilötiedot poistetaan sopimuksen rauettua.
Jäsenyys ja toiminta yhdistyksessä on vapaaehtoista. Jäseneksi liityttyään henkilö antaa yhteystiedonsa ja samalla hyväksyy jäsenrekisteriin kirjaamisen. Jäsenrekisteri sisältää hallituksen, aktiivi- ja kannatusjäsenten yhteystiedot. Tiedot poistetaan rekisteristä, kun jäsen eroaa.
Kotihoitajarekisterissä olevat henkilöt antavat väliaikaisen hoitopaikan eläimelle, joka etsii pysyvää kotia. Kotihoitajuus perustuu kotihoitajasopimukseen, joka on voimassa, kunnes koira löytää kodin tai siirtyy toiseen hoitopaikkaan syystä tai toisesta. Henkilötiedot poistetaan yhteisestä sopimuksesta, kun henkilö ei halua enää toimia kotihoitajana yhdistykselle.
- Rekisterin sisältö
Käsittelemme ylläolevien rekisterien yhteydessä seuraavia henkilötietoja:
- etu- ja sukunimi
- kotiosoite
- puhelinnumero
- sähköposti
- henkilötunnus sopimuksen yhteydessä
Listassa olevien henkilötietojen antaminen on edellytys sopimussuhteemme ja/tai asiakassuhteemme syntymiselle. Ilman tarvittavia henkilötietoja emme voi solmia luovutussopimusta tai kotihoitajuussopimusta ja luovuttaa eläintä.
- Tietolähde
Tietojen antaminen on pakollista luovutussopimusta tehdessä. Sopimusta ei voi tehdä ilman kohdan 5. mainitsemia henkilötietoja. Rekisteriin kerätään sivun käyttäjistä sellaiset tiedot, joita käyttäjä vapaaehtoisesta antaa.
- Tietojen luovuttaminen
Emme välitä, luovuta tai myy tietoja yhdistyksen ulkopuolelle. Tietoja käsitellään vain ja ainoastaan yhdistyksen sisällä kuin se on käyttötarkoitukseltaan tarpeen.Yhdistys hallinnoi itse verkkosivujaan.
- Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Tietoja ei luovuteta EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.
- Rekisterin suojauksen periaatteet
Henkilötietoja sisältävän ohjelmiston käyttöön ovat oikeutettuja yhdistyksen jäsenet, joilla on toiminnan puolesta oikeus käsitellä henkilötietoja. Kullakin jäsenellä on oma käyttäjätunnus ja salasana ohjelmistoon. Tiedot kerätään tietokantoihin, jotka ovat palomuurein, salasanoin ja muilla teknisillä keinoilla suojattuja. Tiedot kerätään rekistereihin, jotka ovat excell tai word -formaatissa. Alkuperäiset luovutussopimukset säilytetään lukitussa kaapissa, joihin pääsee käsiksi vain nimetty henkilö.Säilytämme kirjanpitolainsäädännön mukaisesti laskutietoja 6 vuotta laskun kirjaamisajankohdan myötä.
Arvioimme tietojen säilyttämisen tarpeellisuutta säännöllisesti sovellettava lainsäädäntö huomioon ottaen. Tämän lisäksi huolehdimme sellaisista kohtuullisista toimenpiteistä, joilla varmistetaan, ettei rekisteröidyistä säilytetä rekisterissä käsittelyn tarkoituksiin nähden yhteensopimattomia, vanhentuneita tai virheellisiä henkilötietoja. Oikaisemme tai hävitämme tällaiset tiedot viipymättä.
- Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyillä on oikeus pyytää henkilötietojen poistamista tai oikaisua. Yhteydenotot ja pyynnöt tehdään kirjallisesti kohdassa 2 nimetylle yhdistyksen edustajalle. Woffa ry:llä on oikeus muuttaa rekisteriselosteen sisältöä ilmoittamatta siitä erikseen rekisteröidyille. Rekisteröidyn vastuulla on tutustua rekisteriselosteeseen aika ajoin.